Nel corso degli ultimi anni, sono state apportate significative semplificazioni agli adempimenti previsti a carico dei titolari del trattamento fra cui alleggerimento degli adempimenti in materia di applicazione delle misure di sicurezza da adottare nella gestione dei dati (fra cui l’abolizione del Documento Programmatico sulla Sicurezza).

Il 1 gennaio 2004 è entrato in vigore il D.Lgs.196/03 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali” cosiddetto Testo Unico PRIVACY. Tale codice ha visto negli anni una serie di semplificazioni che hanno reso più “umani” gli adempimenti. Tale codice è stato superato. Il 4 maggio 2016 è stato infatti pubblicato in Gazzetta Ufficiale Europea il Regolamento UE n.2016/679 che prende il posto dell’attuale codice Privacy (D.Lgs.196/03) e sarà applicabile in tutti i paesi della UE. In Italia è entrato in vigore il 24/05/2016 u.s.
Le norme emanate prevedono nuove disposizioni particolari quali: diritto all'oblio, consenso chiaro e informato al trattamento dei dati personali, diritto di trasferire i dati ad un altro fornitore di servizi e quello di essere informati quando i propri dati vengono violati, oltre all'obbligo per le imprese di utilizzare un linguaggio chiaro e comprensibile nelle informative sulla privacy.
Gli Stati membri hanno tempo fino al 25 maggio 2018 per adeguare la propria legislazione alle regole europee.

In questo periodo professionisti ed imprese dovranno adattare i propri modelli organizzativi alle nuove prescrizioni per evitare di incorrere in un apparato sanzionatorio molto severo con multe con massimi edittali da 10 a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente se superiore.

A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo riportiamo le principali novità introdotte dal nuovo Regolamento Europeo 2016/679:

1 – Individuazione dei soggetti a cui si applica il Regolamento
Prima = la normativa era applicabile nel luogo in cui aveva sede il Titolare del trattamento dei dati.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = la legge applicabile è quella del soggetto i cui dati vengono raccolti. Social network, piattaforme web e motori di ricerca saranno quindi soggetti alla normativa europea anche se sono gestiti da società con sede fuori dall’UE.

2 – Dovere di documentazione e informazione
Prima = la documentazione era importante.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = principio dell’accountability (responsabilità verificabile), secondo cui tutti i soggetti che partecipano al trattamento dati devono essere consci e responsabili e devono tenere documentazione di tutti i trattamenti effettuati. Chi non documenta, è soggetto a possibili sanzioni: a prescindere dall’utilizzo che si fa dei dati, è sufficiente non avere i documenti per essere perseguibili.

3 – L’informativa privacy
Prima = l’informativa era spesso lunga, incomprensibile e con richiami normativi complessi.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = l’informativa deve essere leggibile, comunicativa, accessibile, concisa e scritta con linguaggio chiaro e semplice con un numero limitato di riferimenti normativi. Deve essere fornita per iscritto (oralmente va bene SOLO se l’interessato è d’accordo e la sua identità deve comunque essere comprovata con altri mezzi). Si propone anche l’utilizzo di icone per rendere l’informativa leggibile anche da parte di chi non conosce la lingua. È sempre necessario indicare una data entro cui cessa il trattamento del dato.

4 – Cambia il consenso
Prima = il consenso doveva essere libero, specifico e informato. Ci doveva essere un atto formale per accettare il trattamento dei dati.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. Il consenso è valido se la volontà è espressa in modo NON equivoco, anche con un’azione positiva: non ci deve essere per forza la casella di spunta, basta un testo in cui si informa che proseguendo si accetta il trattamento dati con link all'informativa.

5 – Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati
Prima = si preparava il DPS.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = si effettua una valutazione degli impatti privacy analizzando i rischi, definendo i gap rispetto alla corretta gestione dei rischi, stabilendo un piano per colmarli e controllando annualmente gli effetti degli interventi per ridurre i rischi. Quasi sicuramente il nuovo documento sarà chiamato PIA: Privacy Impact Assessment.

6 – Abolizione della notificazione
Prima = si doveva informare il Garante che un soggetto sta trattando dati per una particolare finalità. (ex art. 37 D.lgs. 196/2003)
Con il Nuovo Regolamento Europeo = non si dovrà più notificare il Garante, ma ogni anno l’azienda dovrà redigere il privacy impact assessment, con il quale si considera effettuata la notifica.

7 – Il Data Protection Officer
Prima = il DPO non era una figura contemplata.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = bisogna istituire (per tutti gli enti pubblici e per aziende il cui core business coinvolge trattamenti di natura rischiosa) un responsabile per la protezione dei dati. Il DPO sarà una figura manageriale con rinnovo periodico, sarà referente del Garante e dovrà avere requisiti e competenze elevate. Il DPO potrà essere sia un dipendente che un collaboratore con regolare contratto.

8 – Privacy by design e Privacy by default
Prima = la privacy era un elemento conclusivo e finale.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = la privacy deve essere vista come un elemento iniziale: devo pensarci appena decido di raccogliere dati e predisporre alti livelli di privacy nel trattamento dati, che potranno essere abbassati dal diretto interessato.

9 – Obbligo di segnalazione in caso di violazione dei dati
Prima = non era necessario comunicare violazioni nel trattamento dati.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = nel caso di violazione del trattamento dati bisogna effettuare una segnalazione al Garante entro 72 ore dall'evento e, nel più breve tempo possibile, bisogna informare anche i diretti interessati. Il mancato rispetto di quest’obbligo comporta sanzioni penali. È possibile prevedere delle assicurazioni per coprire il costo di comunicare la violazione a tutti gli interessati, definito Data Breach.

10 – Riconoscimento di nuovi diritti
Prima = pochi diritti che tutelavano l’interessato in merito alla gestione dei suoi dati.
Con il Nuovo Regolamento Europeo = nuovi diritti: diritto alla portabilità dei dati (posso pretendere che il soggetto a cui ho concesso l’uso dei miei dati me li restituisca su un supporto elettronico strutturato così che io possa farne ulteriore uso, anche presso un altro fornitore), diritto a essere totalmente dimenticato da chi ha raccolto i miei dati.

Inoltre vi sono altre importati novità:

• Vengono introdotte le definizioni di “Dato Generico” e “Dato Biometrico”
• Introdotta la categoria del trattamento dati dei minori
• Introduzione della Contitolarità nel trattamento dei dati
• Introduzione del Diritto all’Oblio
• Introduzione della figura del Joint Controller
• Introduzione di requisiti più stringenti per trasferire dati verso Paesi Terzi
• Introduzione del principio dell’applicazione del diritto UE anche ai trattamenti di dati personali non svolti nell'UE, se relativi all'offerta di beni e servizi ai cittadini UE o tali da permettere il monitoraggio dei comportamenti dei cittadini dell’UE
• Istituzione del Comitato Europeo per la protezione dei Dati

Pangea Consulenze è in grado di assistervi nel passaggio alla nuova normativa e alla predisposizione di tutta la documentazione necessaria richiesta dalla normativa.

Inoltre su richiesta effettuiamo corsi di formazione in azienda specifici e corsi di formazione per Titolari/Responsabili e Incaricati del trattamenti dati.